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A etiqueta das reuniões virtuais

Contamos-lhe o que deve e o que não deve fazer.

Apesar de as reuniões virtuais não terem surgido com a pandemia de COVID-19, e com o consequente confinamento domiciliário de uma porção significativa da população ativa (e não só), a verdade é que a sua popularidade "explodiu" durante este período.

Porém, mesmo com o levantamento gradual das medidas restritivas impostas pelo Governo português, que temos vindo paulatinamente a observar, as reuniões virtuais continuam a fazer parte do dia a dia de muitos trabalhadores.

E acreditamos que assim o será mesmo após o fim da pandemia.

A diferença entre reuniões a partir de casa e a partir do escritório

Em sua casa, pode estar de calças de pijama e, provavelmente, ninguém descobrirá.

Desengane-se se pensa que não há uma etiqueta comum que deve cumprir em qualquer das duas situações. Ainda que se trate, por exemplo, de uma reunião informal com colegas de trabalho com quem tem uma relação de grande proximidade, vai querer comportar-se sempre da mesma forma que se comportaria em reuniões presenciais.


O que devo fazer?

  • Informar as pessoas com quem partilho o mesmo espaço de que vou estar numa reunião. Evite interrupções desnecessárias ou, até mesmo, situações potencialmente embaraçosas, caso esteja a trabalhar a partir de casa.

  • Estar presente à hora marcada. Idealmente, deve até entrar na plataforma com alguns minutos de antecedência, para poder testar o som e o áudio, ou instalar algum software que seja necessário.

  • Preparar-me para a reunião. Faça uma lista de tudo o que quer abordar, reúna apresentações e ficheiros que vai querer partilhar e certifique-se de que está a par dos últimos desenvolvimentos relativos ao(s) tópico(s) da reunião.

  • Cumprimentar todos os participantes. Se houver alguém que não vê ou com quem não fala há algum tempo, pergunte-lhe se está tudo bem. Seja educado e amigável, mas não se alongue demasiado.

  • Certificar-me de que me conseguem ver bem. É muito importante que tenha iluminação suficiente. Suba as persianas e abra as cortinas. Utilize alguma luz adicional, se necessário.

  • Utilizar fundos virtuais (se fizer sentido). Teste a câmara antes da sua reunião para perceber se há, ou não, muitas distrações visuais. Se for o caso, opte por usar um fundo virtual.

  • Falar devagar e de forma clara. Infelizmente, a acústica nem sempre é a melhor durante reuniões virtuais. Procure falar devagar e fazer algumas pausas, evitando assim ter que repetir constantemente aquilo que acabou de dizer.

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O que não devo fazer?

  • Convidar alguém para uma reunião sem qualquer tipo de aviso. O seu tempo é precioso e o das outras pessoas também. Ainda que a reunião não exija muita preparação, confirme com todos os participantes a sua disponibilidade e deixe claro o tema a discutir.

  • Aparecer de pijama ou despenteado. Não se desleixe: mesmo que esteja em teletrabalho, é importante passar uma imagem cuidada, asseada e profissional.

  • Não ligar a câmara. Se estiver com algum problema técnico, avise os restantes participantes. Não ligar a câmara porque não se arranjou para uma reunião agendada não é uma boa desculpa.

  • Dedicar-me a outras tarefas durante a reunião. Para além de francamente rude, pode ser apanhado desprevenido caso alguém fale diretamente consigo ou solicite a sua opinião.

  • Ausentar-me durante a reunião. Se não o faria durante uma reunião presencial, não o faça durante uma reunião virtual. Se surgir uma situação muito urgente, informe os restantes participantes e seja o mais breve possível. 

  • Interromper alguém que se encontra a falar. Claro que, numa reunião virtual, pode ser difícil, por vezes, perceber quem falou primeiro. Deixe sempre a outra pessoa acabar de falar e, a seguir, faça a sua intervenção.

  • Comer ou beber durante a reunião. Todas as refeições, por mais ligeiras que sejam, devem ser feitas antes ou depois da reunião. E, por falar em refeições, certifique-se sempre de que tem os dentes limpos.

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